Muitas vezes, o arquivo é um lugar soturno e esquecido. Se a empresa não se preocupar em ter um arquivo eficiente, a desorganização pode custar caro. Literalmente.
Algumas das principais vantagens são:
- Produtividade: se mensurarmos o tempo que um funcionário utiliza para procurar documentos, ou mesmo guardar papéis de forma a serem facilmente encontrados no futuro, chegaremos a uma significativa fatia de sua carga horária;
- Aproveitamento de espaço: se contarmos quanto custa cada metro quadrado de área física, incluindo manutenção, IPTU, etc.
- Controle do fluxo de documentos: o próprio trâmite do arquivo é documentado, possibilitando a rastreabilidade a documentos;
- Manutenção do arquivo: o arquivo inativo, ao contrário do que se imagina, é um departamento vivo e precisa de constante manutenção;
- Padrão na metodologia: no momento que um funcionário sai, a empresa não perde o controle de seu arquivo;
- Critérios de organização: a guarda de documentos deve, não só atender às necessidades da rotina da empresa, mas também à legislação;
- Segurança: não só a segurança patrimonial devem ser preocupações para a empresa. Os documentos também devem estar protegidos de umidade, fungos, insetos, incêndio, etc.
- Originais: para empresas que desejam implantar o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), vale lembrar que os originais não podem ser substituídos por cópias digitalizadas;
Lembre-se, gerenciamento de arquivos é algo profissional, depende de especialização, demanda custo de manutenção e requer investimentos.