O plano de desastre, ou plano de contingência, ou ainda plano de continuidade, objetiva a criação de procedimentos de recuperação de sistemas corporativos considerados críticos. Ou seja, recuperação de sistemas cuja inoperabilidade implique em perdas financeiras, jurídicas, fiscais ou mesmo de imagem da empresa.

Um dos pontos básicos contidos no plano de desastre é o backup externo, ou backup off site, onde a empresa deve buscar um ambiente seguro para a guarda de suas mídias magnéticas.

 A CEDOC Arquivos possui infraestrutura que conta com uma sala forte, especialmente construída para este fim, com paredes maciças de concreto, porta de aço, sistema de climatização em duplicidade - para garantir a correta temperatura e umidade do ambiente.

Dentro desta sala, as mídias são guardadas em um cofre desenvolvido com este objetivo exclusivo, contando, além da proteção contra arrombamento e corta-fogo, com blindagem magnética e resguardo a qualquer outro malefício às mídias, tais como poeira ou gases.

Partindo, então, deste ponto básico, o responsável pela Tecnologia da Informação da empresa poderá desenvolver uma metodologia para um plano que, mais do que proporcionar a recuperação de um desastre, na verdade previna a empresa de perdas de informações que prejudique seu negócio.

Determinar o tempo mínimo que um documento deve ser guardado, apesar de, aparentemente, ser algo bastante simples, geralmente se torna uma tarefa complexa. Isso ocorre porque não possuímos legislação específica para este assunto, precisando encontrar as normas “espalhadas” por nossas leis fiscais, comerciais, trabalhistas e previdenciárias.

Portanto, as empresas devem tomar muito cuidado ao autorizar a eliminação de documentos pois, muitas vezes, uma informação que determinado arquivo pode ser expurgado é contraditória. Por exemplo: normalmente imaginamos que o tempo de guarda de uma nota fiscal prescreve em cinco anos. Inclusive essa informação é frequentemente encontrada em tabelas práticas fornecidas por empresas de assessoria contábil. Realmente, se consultarmos o RICMS, encontraremos esta resposta. Porém, a Lei Orgânica da Seguridade Social é clara ao afirmar que a Receita Federal do Brasil pode exigir, por dez anos, qualquer documento pertinente à apuração de qualquer receita que componha o orçamento da Seguridade Social. Ou seja, não somente as contribuições que incidem sobre a remuneração de segurados, mas também as contribuições sociais incidentes sobre o faturamento e lucro da empresa.

Isso ainda se referindo a exigência fiscal, pois, se entrarmos no âmbito legal, a complexidade aumenta.

Até o início de contagem do prazo de guarda do documento varia. Para arquivos relacionados ao Imposto de Renda Pessoa Jurídica deve-se iniciar a contagem a partir da emissão do documento ou da entrega da declaração ao Fisco?

Essa complexidade faz com que muitas empresas, mesmo involuntariamente, acabem possuindo um arquivo incompleto, tendo que incluir em seu budgets o que o jargão empresarial chama de “custo fiscal”, pois, por mais que as empresas se esforcem para atender eventuais fiscalizações, acabam sendo autuadas e, consequentemente, multadas por não prestarem todos os esclarecimentos, através de documentos originais, que o fiscal pode exigir.

Na contra partida de tudo isso temos o arquivo inativo, mais conhecido como arquivo morto, da empresa. A eficiente e eficaz manutenção deste arquivo, independente do porte ou ramo de atividade da empresa, exige mão-de-obra qualificada e espaço físico bem estruturado, especialmente no tocante a segurança e conservação dos documentos. Ou seja, exige custo. Para que o empresário não precise frequentemente mediar o confronto entre a dificuldade e a necessidade de administrar um arquivo, a melhor solução é a terceirização da organização, guarda e administração do arquivo inativo.

A CEDOC Arquivos oferece este serviço, que conta com sede própria, especialmente construída para este fim, proporcionando segurança aos documentos guardados, além do know how para a precisa organização e ágil administração do arquivo. Desta forma, a empresa pode ficar tranquila quanto ao cuidado de seu arquivo, podendo focar suas decisões nas questões produtivas da empresa.

Muitas vezes, o arquivo é um lugar soturno e esquecido. Se a empresa não se preocupar em ter um arquivo eficiente, a desorganização pode custar caro. Literalmente.

Algumas das principais vantagens são:

    - Produtividade: se mensurarmos o tempo que um funcionário utiliza para procurar documentos, ou mesmo guardar papéis de forma a serem facilmente encontrados no futuro, chegaremos a uma significativa fatia de sua carga horária;

    - Aproveitamento de espaço: se contarmos quanto custa cada metro quadrado de área física, incluindo manutenção, IPTU, etc.

    - Controle do fluxo de documentos: o próprio trâmite do arquivo é documentado, possibilitando a rastreabilidade a documentos;

    - Manutenção do arquivo: o arquivo inativo, ao contrário do que se imagina, é um departamento vivo e precisa de constante manutenção;

    - Padrão na metodologia: no momento que um funcionário sai,  a empresa não perde o controle de seu arquivo;

    - Critérios de organização: a guarda de documentos deve, não só atender às necessidades da rotina da empresa, mas também à legislação;

    - Segurança: não só a segurança patrimonial devem ser preocupações para a empresa. Os documentos também devem estar protegidos de umidade, fungos, insetos, incêndio, etc.

    - Originais: para empresas que desejam implantar o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), vale lembrar que os originais não podem ser substituídos por cópias digitalizadas;

Lembre-se, gerenciamento de arquivos é algo profissional, depende de especialização, demanda custo de manutenção e requer investimentos.